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RH devenez moteur de la transformation numérique de votre entreprise

04 Mai 2018

Dominant les tendances RH, la numérisation des fonctions de ressources humaines est un des grands chantiers de l’année 2018. Le saviez-vous, “travailler” tient ses origines du latin tripaliãre, dérivé de torturer ? Et oui il se trouve que même linguistiquement, travail ne rime pas avec bonheur.

Nous déplorons qu’aujourd’hui la formule “transformation digitale” invoque des images d’outils ultra-connectés menant au couronnement de l’intelligence artificielle au détriment de l’humain. Souvent mal comprise, la transition numérique est perçue comme une rude bousculade de l’organisation d’entreprise. Mais elle devient vecteur de plus de bien être au travail pour tous quand elle est bien menée. Il va aussi sans dire que face à la concurrence, les outils numériques remis au service de la valeur ajoutée humaine deviennent catalyseurs d’une vraie évolution.

A l’heure où les entreprises de service du numérique comme Deezer et le géant Amazon deviennent les chouchous des Millenials, le monde du recrutement se retrouve lui-même en pleine mutation face au tsunami numérique. C’est un enjeu de taille, puisque selon le COE (Conseil d’orientation pour l’emploi) “50 % des actifs verront le contenu actuel de leur emploi transformé d’ici 2020”. Nous vous invitons à nous rejoindre pour un tour d’horizon de vraies méthodes à mettre en place pour une action plus en profondeur.

La bonne nouvelle c’est que cette déferlante d’optimisations de la transformation numérique est bien plus accessible qu’on ne le pense. Les solutions SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) se veulent une aide administrative (gestion de paie, congés, RTT, arrêts-maladie, consultation des soldes, notes de frais, réservations, etc.).

Les RH ont un rôle considérable à jouer dans la transition numérique.

OPTIMISER SON QUOTIDIEN

En théorie, optimiser signifie se dégager du temps, un concept bien accueilli de tous. En pratique il n’est pas toujours aisé de passer d’un fonctionnement à un autre surtout quand une grande partie repose sur l’humain. Le responsable des ressources humaines est encouragé à se saisir de ce sujet et à devenir ambassadeur de transition digitale vers une culture de travail plus agile. Un avenir attractif pour un métier souvent lourd en processus miné de tâches rébarbatives.

Grâce aux solutions SIRH, l’administration gagne en efficacité et le rapport avec les salariés se fluidifie grâce à une meilleure gestion des données. Au revoir les messages intempestifs pour savoir si une demande a été traitée. En donnant l’accès direct d’un collaborateur à ses soldes de congés et autres demandes, on limite les mails et les échanges souvent sources de frictions.

Qu’en dit le droit du travail français ? Lui aussi tend vers la dématérialisation des documents : l’e-bulletin de paie est valide, le document est alors remis sous forme électronique, sauf en cas d’opposition du salarié. Les autres documents que vous pourrez conserver en format électronique sont par exemple : les factures de prestataires et les démarches liées au personnel comme les contrats de travail et les arrêts-maladie.

En somme quelles sont les missions que vous pouvez optimiser grâce aux SIRH?

  • La gestion de la paie
  • La gestion administrative du personnel
  • Le recrutement en ligne
  • L’accès aux formations

PRENDRE DE LA DISTANCE SANS PERDRE CONTACT

Un des grands chantiers de cette année c’est l’acceptation du télétravail comme mode de travail récurrent. Comme le montre ce reportage BFMTV, il semblerait qu’il soit en train d’entrer peu à peu dans les moeurs, sans doute dû au remue ménage qu’il a causé dans les sujets RH en 2017.

L’introduction de chartes ou encore du programme de transition numérique lancé depuis 2012 par le gouvernement amène progressivement les entreprise sur le terrain de la collaboration à distance. Une flopée de services BtoB ont vu le jour pour faciliter l’échange d’informations :

  • Dropbox Business ou WeTransfer pour envoyer des documents volumineux.
  • Yooz dématérialise les pièces comptables sur un cloud dédié.
  • N2F pensée pour les déplacements à l’étranger converti les devises et synchronise les photos des reçus sur l’espace web du client.
  • Vaultier pour stocker vos mots de passe et documents en ligne en toute sécurité.
  • Spendesk génère des solutions de paiement en ligne et sur le terrain pour les dépenses des collaborateurs.

Ne pas perdre contat avec l'ensemble de l'équipe malgré le digital et le télétravail grâce aux outils

On parle également de réseaux sociaux d’entreprise, comme Facebook Workplace, Google Chat et bien sûr Slack qui proposent des échanges fluides et transparents. Le social media remixé à la sauce entreprise permet de cibler une thématique, de travail ou liée à la vie de l’entreprise. Ici les informations sont centralisées et accessibles à tous, ce de n’importe quelle machine ou smartphone. Slack va plus loin en mêlant les échanges internes avec les demandes externes provenant de votre site web par exemple en les attribuant (via un robot) au bon service immédiatement. Ce qui permet à vos équipes d’être informées en temps réel, même à distance.

TRAVAUX PRATIQUES

Besoin d’un exemple pour imager notre propos ? Prenons notre cas et plaçons le sous la loupe : chez maplaceencrèche nous sommes une équipe d’une trentaine de collaborateurs dans les mêmes locaux au quotidien. Entre les commerciaux en rdv, l’équipe opérationnelle constamment au téléphone et les développeurs constamment attachés au développement de l’interface, la question de mieux communiquer s’est bel et bien posée.

Depuis quelques années nous mettons tout en oeuvre pour permettre une collaboration plus agile au sein de l’entreprise. Un travail de longue haleine, mais tellement satisfaisant que les collaborateurs ressentent la liberté de travailler où qu’ils soient.

Cette nouvelle façon de collaborer correspond non seulement au télétravail, mais aussi bien au mode projet de plus en plus plébiscité par les entreprises en quête de dynamisme. On assiste à un vrai décloisonnement des équipes et des départements.

Chez maplaceencrèche nous sommes friands de toute la Suite Google qui nous permet d’éditer ensemble les documents (présentations, rapports, tableaux de calculs, etc.). Une présentation client demain ? Hop quelques clics sur Slides et on repart avec un PDF qui fait mouche. Petite astuce, nous avons développé une trame graphique commune et accessible à tous pour unifier notre communication, faciliter et accélérer la création de supports sur-mesure.

Pour faire circuler des informations utiles à tous nous avons également créé des Drive d’équipe et albums de partage auxquels chacun peut ajouter des images, laisser un lien vers un article ou une vidéo pertinente. Il s’agit ici d’avoir un seul endroit où les informations sont classifiées et accessibles à tous, même hors les murs.

Nous communiquons tous en interne via Google Hangouts, plus informel et rapide cet outil soigne le syndrome de la boîte mail surchargée sans perte de réactivité sur les sujets. Il instaure aussi un rapport décomplexé entre collaborateurs, mais moins intrusif qu’une tape sur l’épaule.

Vous l’avez compris, le numérique agit comme catalyseur pour un modèle d’entreprise plus ouvert en interne et à la transparence assumée. En rééquilibrant vie pro et vie perso par des actions concrètes, nous ouvrons la voie vers plus de compétitivité portée par des salariés fiers de leur travail, donc fidélisés.

DRH à vous de jouer pour porter cette évolution et pour vous positionner en initiateurs de transition.

Checklist des étapes que vous pouvez mener pour une transition numérique en douceur :

  • Numérisation des documents administratifs
  • Installation d’un coffre-fort numérique
  • Introduction d’un réseaux social d’entreprise
  • Mise en place d’outils de travail collaboratif à distance
  • Ouvrir le SIRH aux collaborateurs avec quelques services (pourquoi pas les demandes de place en crèche pour commencer ?)